Размислите о последњем састанку који сте имали. Да ли је било продуктивно? Да ли сте се осећали као витални део поступка? Да ли сте однели нешто вредно или делотворно након што се завршило? Био бих спреман да се кладим да сте одговорили са „не“ на бар једно од тих питања.
Састанци су лоше оцењени јер су многи од њих губљење времена. Анкета о 500 канцеларијски радници од оффицеброкер.цом открили да запослени у УК троше около 16 сати недељно на састанцима, и 25 проценат тог времена (о томе 4 сати) се троши. Па како то можемо променити?
Ево листе шта треба и шта не треба да имате на уму када планирате следећи састанак како бисте имали испуњење, ефикасна сесија.
Припремни рад
За сваки састанак вредан припремни рад: потребно је да седнете и замислите тачно шта желите да добијете од тога. Састанак који је на брзину састављен неће бити ни упола продуктиван колико би могао бити.
Урадити направите дневни ред састанка: напишите зашто одржавате састанак, који треба да се укључи, и шта желите да постигнете од сесије. Направите шаблон дневног реда да бисте уштедели време на планирању редовних састанака.
немој пожурите кроз овај процес. Ако на крају саставите неуредан састанак са нејасним циљевима и учесницима који заправо не морају да буду тамо, ометате продуктивност.
Тајминг
Ово је један од најважнијих аспеката сваког састанка. Радно време је већ драгоцена роба, тако да своје састанке морате држати сажетим како би се сви могли вратити својим стварним задацима.
Урадити одреди мерача времена, посебно за дуг или посебно компликован састанак. Ово ће помоћи да група остане вођена и фокусирана, посебно током тих састанака у петак поподне који се често претварају у колективно размишљање о томе шта да радимо за предстојећи викенд.
немој трчати прековремено. Чак и ако ваши постављени циљеви нису постигнути, окончати их на време и поново проценити. Научите где су ствари залутале како бисте се боље припремили за следећу.
Виртуелни састанак
Савремено радно место постало је зависно од виртуелне комуникације, и све више компанија схвата погодности технологије видео конференција. Веб камере и могућности дељења екрана помажу да ови састанци буду приступачнији и продуктивнији.
Урадити мудро користите немо, посебно на конференцијском позиву без видеа. Док гужва у близини грађевинских радова или брбљање разговора других запослених није нешто што сви остали у позиву желе да чују, прекомерно коришћење дугмета за искључивање звука може вам одузети фокус са састанка. У сусрету лицем у лице, никада не бисте водили споредне разговоре, кретати се по соби или обављати више задатака. Коришћење дугмета за искључивање звука може довести до ометања и спречити живахност, продуктиван састанак од дешавања.
немој изоставити било кога. Уверите се да свака особа у позиву има активну улогу у дискусији (ово би требало да буде наведено у дневном реду вашег састанка). Ово ће помоћи у повезивању учесника и стварању тимске атмосфере, што је посебно важно у виртуелном сусрету. Не желите да неко седи ћутке и осећа се изостављено.
После тога
Завршни рад је једнако важан као и припремни рад када је у питању извођење продуктивног састанка.
Урадити креирајте наставак састанка. Укључите кратак резиме онога о чему се разговарало, шта је постигнуто, и шта треба да се деси на следећем.
немој заборавите да укључите активне тачке. Доделите задатке појединцима и одредите рок како бисте били сигурни да састанак не буде губљење времена.
Иако састављање успешног састанка може изгледати као велики посао, ако се потрудиш, биће вредно тога. Пратите ове једноставне кораке и нећете морати да колутате очима сваки пут када позив на састанак пингује у ваше пријемно сандуче.
нема гаранција када је у питању предвиђање тачне цене у наредном Павел Данилиук од Пексела