Pense na última reunião que você teve. Foi produtivo? Você se sentiu como uma parte vital do processo? Você tirou algo valioso ou acionável depois que acabou? Aposto que você respondeu "não" a pelo menos uma dessas perguntas.
As reuniões ganharam uma má reputação porque muitas delas são uma perda de tempo. Uma pesquisa de 500 trabalhadores de escritório por officebroker.com descobriu que os funcionários do Reino Unido gastam cerca de 16 horas por semana em reuniões, e 25 por cento desse tempo (sobre 4 horas) Está desperdiçado. Então, como podemos mudar isso?
Aqui está uma lista do que deve e não deve ter em mente ao planejar sua próxima reunião, para que você possa ter uma experiência satisfatória., sessão eficiente.
Trabalho de preparação
Qualquer reunião que valha a pena precisa de trabalho de preparação: você precisa sentar e visualizar exatamente o que você quer ganhar com isso. Uma reunião organizada às pressas não será tão produtiva quanto poderia ser.
Fazer fazer uma agenda de reuniões: anote por que você está realizando a reunião, quem precisa se envolver, e o que você deseja alcançar com a sessão. Crie um modelo de agenda para economizar tempo no planejamento de reuniões regulares.
Não apressar este processo. Se você acabar montando uma reunião desleixada com objetivos vagos e participantes que realmente não precisam estar lá, você está atrapalhando a produtividade.
Tempo
Este é um dos aspectos mais importantes de qualquer reunião. O tempo de trabalho já é um bem precioso, então você deve manter suas reuniões concisas para que todos possam voltar às suas tarefas reais em mãos.
Fazer designar um cronometrista, especialmente para uma reunião longa ou particularmente complicada. Isso ajudará a manter o grupo motivado e focado, especialmente durante aquelas reuniões de sexta-feira à tarde que muitas vezes se transformam em uma reflexão coletiva sobre o que fazer no próximo fim de semana.
Não fazer horas extras. Mesmo que seus objetivos definidos não tenham sido alcançados, terminá-los a tempo e reavaliar. Saiba onde as coisas se desviaram para que você possa se preparar melhor para o próximo.
Reunião virtual
O local de trabalho moderno passou a depender da comunicação virtual, e mais empresas estão percebendo a conveniência da tecnologia de videoconferência. Webcams e recursos de compartilhamento de tela ajudam a tornar essas reuniões mais acessíveis e produtivas.
Fazer use mudo com sabedoria, especialmente em uma chamada de conferência sem vídeo. Embora a rotina de trabalhos de construção nas proximidades ou a tagarelice das conversas de outros funcionários não seja algo que todos os outros na chamada querem ouvir, o uso excessivo do botão mudo pode tirar seu foco da reunião. Em um encontro presencial, você nunca iria manter conversas paralelas, mover-se pela sala ou multitarefa. Usar o botão mudo pode levar a distrações e impedir uma animada, reunião produtiva aconteça.
Não deixe qualquer um de fora. Certifique-se de que todas as pessoas na chamada tenham um papel ativo na discussão (isso deve ser descrito na agenda da sua reunião). Isso ajudará a conectar os participantes e criar uma atmosfera de equipe, o que é especialmente importante em uma reunião virtual. Você não quer que ninguém se sente em silêncio e se sinta excluído.
Depois
O trabalho de encerramento é tão importante quanto o trabalho de preparação quando se trata de executar uma reunião produtiva.
Fazer criar um acompanhamento para a reunião. Incluir um breve resumo do que foi discutido, o que foi alcançado, e o que precisa acontecer na próxima.
Não esqueça de incluir pontos acionáveis. Atribua tarefas a indivíduos e defina uma data de vencimento para garantir que a reunião não seja uma perda de tempo.
Embora montar uma reunião bem-sucedida possa parecer muito trabalho, se você se esforçar, vai valer a pena. Siga estes passos simples e você não terá que revirar os olhos toda vez que um convite de reunião pingar na sua caixa de entrada.
Mulheres empreendedoras Pavel Danilyuk a partir de Pexels