Gândește-te la ultima întâlnire pe care ai avut-o. A fost productiv?? Te-ai simțit ca o parte vitală a procedurii?? Ați luat ceva valoros sau care poate fi acționat după ce s-a terminat?? Aș fi dispus să pariez că ai răspuns „nu” la cel puțin una dintre aceste întrebări.
Întâlnirile au câștigat o reputație proastă, deoarece multe dintre ele sunt o pierdere de timp. Un sondaj al 500 angajați de birou de officebroker.com a constatat că angajații din Marea Britanie cheltuiesc în jur 16 ore pe săptămână în ședințe, și 25 la sută din acel timp (despre 4 ore) este risipită. Deci, cum putem schimba asta?
Iată o listă de lucruri de făcut și de ce nu trebuie să țineți cont atunci când vă planificați următoarea întâlnire, astfel încât să puteți avea o împlinire, sesiune eficientă.
Lucru de pregătire
Orice întâlnire care merită să fie organizată necesită pregătire: trebuie să te așezi și să vizualizezi exact ce vrei să câștigi din asta. O întâlnire care este organizată în grabă nu va fi pe jumătate cât ar putea fi productivă.
Do faceți o agendă a ședinței: scrieți de ce țineți întâlnirea, care trebuie să se implice, și ce vrei să obții din sesiune. Creați un șablon de agendă pentru a economisi timp pentru planificarea întâlnirilor regulate.
nu grăbiți-vă prin acest proces. Dacă ajungi să organizezi o întâlnire neglijentă cu obiective vagi și participanți care nu au nevoie să fie acolo, împiedicați productivitatea.
Sincronizare
Acesta este unul dintre cele mai importante aspecte ale oricărei întâlniri. Timpul de lucru este deja o marfă prețioasă, așa că trebuie să vă păstrați întâlnirile concise, astfel încât toată lumea să poată reveni la sarcinile lor reale.
Do desemnează un cronometru, mai ales pentru o întâlnire lungă sau deosebit de complicată. Acest lucru va ajuta la menținerea grupului condus și concentrat, mai ales în timpul acelor întâlniri de vineri după-amiază care se transformă adesea într-o gândire colectivă despre ce să facă pentru weekendul care urmează.
nu executa ore suplimentare. Chiar dacă obiectivele tale stabilite nu au fost atinse, terminați-le la timp și reevaluați. Află unde s-au rătăcit lucrurile, astfel încât să te poți pregăti mai bine pentru următorul tău.
Întâlnire virtuală
Locul de muncă modern a ajuns să depindă de comunicarea virtuală, și mai multe companii realizează comoditatea tehnologiei de videoconferință. Camerele web și capacitățile de partajare a ecranului ajută la realizarea acestor întâlniri mai accesibile și mai productive.
Do folosește mutul cu înțelepciune, mai ales la un apel conferință fără video. În timp ce frecvența lucrărilor de construcții din apropiere sau zgomotul conversațiilor celorlalți angajați nu este ceva pe care toți ceilalți aflați la apel vor să-l audă, utilizarea excesivă a butonului de dezactivare a sunetului vă poate îndepărta concentrarea de la întâlnire. Într-o întâlnire față în față, nu ai purta niciodată conversații secundare, deplasați-vă prin cameră sau să faceți mai multe sarcini. Folosirea butonului de dezactivare a sunetului poate duce la distragerea atenției și poate preveni o animație, întâlnire productivă să nu aibă loc.
nu lasa pe oricine afara. Asigurați-vă că fiecare persoană din apel are un rol activ în discuție (acest lucru ar trebui să fie subliniat în ordinea de zi a întâlnirii dvs). Acest lucru va ajuta la conectarea participanților și la crearea unei atmosfere de echipă, ceea ce este deosebit de important într-o întâlnire virtuală. Nu vrei ca nimeni să stea în tăcere și să se simtă lăsat afară.
După aceea
Munca de încheiere este la fel de importantă ca și munca de pregătire atunci când vine vorba de executarea unei întâlniri productive.
Do creați o continuare a întâlnirii. Includeți un scurt rezumat al celor discutate, ce s-a realizat, și ce trebuie să se întâmple la următorul.
nu uitați să includeți puncte acționabile. Atribuiți sarcini persoanelor și stabiliți o dată limită pentru a vă asigura că întâlnirea nu a fost o pierdere de timp.
Deși organizarea unei întâlniri de succes poate părea o mulțime de muncă, dacă faci efort, va merita. Urmați acești pași simpli și nu va trebui să vă dați ochii peste cap de fiecare dată când o întâlnire vă invită în căsuța de e-mail.
Fotografie de Pavel Danilyuk din Pexels