Pensa all'ultimo incontro che hai avuto. È stato produttivo? Ti sei sentito una parte vitale del procedimento? Hai portato via qualcosa di prezioso o perseguibile dopo che era finito? Sarei disposto a scommettere che hai risposto "no" ad almeno una di quelle domande.
Gli incontri si sono guadagnati un brutto colpo perché molti di loro sono una perdita di tempo. Un sondaggio di 500 impiegati di officebroker.com ha scoperto che i dipendenti del Regno Unito spendono in giro 16 ore settimanali nelle riunioni, e 25 per cento di quel tempo (di 4 ore) è sprecato. Allora come possiamo cambiarlo?
Ecco un elenco di cose da fare e da non fare da tenere a mente quando pianifichi il tuo prossimo incontro in modo da poter avere un appagante, sessione efficiente.
Lavoro di preparazione
Qualsiasi riunione che valga la pena di avere necessita di un lavoro di preparazione: devi sederti e visualizzare esattamente cosa vuoi ottenere da esso. Un incontro organizzato frettolosamente non sarà produttivo nemmeno la metà di quanto potrebbe essere.
Fare fare un ordine del giorno della riunione: scrivi perché stai tenendo la riunione, chi ha bisogno di mettersi in gioco, e cosa vuoi ottenere dalla sessione. Crea un modello di agenda per risparmiare tempo nella pianificazione delle riunioni regolari.
Non affrettati attraverso questo processo. Se finisci per organizzare una riunione sciatta con obiettivi vaghi e partecipanti che non hanno davvero bisogno di essere presenti, stai ostacolando la produttività.
Tempi
Questo è uno degli aspetti più importanti di ogni incontro. Il tempo di lavoro è già un bene prezioso, quindi devi mantenere le tue riunioni concise in modo che tutti possano tornare alle loro attuali attività a portata di mano.
Fare designare un cronometrista, soprattutto per un incontro lungo o particolarmente complicato. Ciò contribuirà a mantenere il gruppo guidato e concentrato, soprattutto durante quegli incontri del venerdì pomeriggio che spesso si trasformano in una riflessione collettiva su cosa fare per il prossimo fine settimana.
Non fare gli straordinari. Anche se gli obiettivi prefissati non sono stati raggiunti, finirli in tempo e rivalutare. Scopri dove le cose sono andate fuori strada in modo da poterti preparare meglio per il prossimo.
Riunione virtuale
Il posto di lavoro moderno è diventato dipendente dalla comunicazione virtuale, e sempre più aziende si stanno rendendo conto della comodità della tecnologia di videoconferenza. Le webcam e le funzionalità di condivisione dello schermo contribuiscono a rendere queste riunioni più accessibili e produttive.
Fare usa il muto con saggezza, soprattutto in una teleconferenza senza video. Mentre la fatica dei lavori di costruzione nelle vicinanze o le chiacchiere delle conversazioni di altri dipendenti non sono qualcosa che tutti gli altri partecipanti alla chiamata vogliono sentire, l'uso eccessivo del pulsante muto può distogliere l'attenzione dalla riunione. In un incontro faccia a faccia, non porteresti mai conversazioni secondarie, muoversi per la stanza o multitasking. L'uso del pulsante muto può causare distrazioni e impedire un vivace, incontro produttivo dall'accadere.
Non lasciare fuori nessuno. Assicurati che ogni persona nella chiamata abbia un ruolo attivo nella discussione (questo dovrebbe essere indicato nell'ordine del giorno della riunione). Ciò contribuirà a connettere i partecipanti e creare un'atmosfera di squadra, che è particolarmente importante in una riunione virtuale. Non vuoi che nessuno si sieda in silenzio e si senta escluso.
Dopo
Il lavoro di conclusione è importante tanto quanto il lavoro di preparazione quando si tratta di eseguire una riunione produttiva.
Fare creare un seguito alla riunione. Includere un breve riassunto di ciò che è stato discusso, ciò che è stato ottenuto, e cosa deve succedere al prossimo.
Non dimentica di includere punti utilizzabili. Assegna compiti a persone e fissa una data di scadenza per garantire che la riunione non sia stata una perdita di tempo.
Anche se mettere insieme un incontro di successo potrebbe sembrare un sacco di lavoro, se ti impegni, sarà valsa la pena. Segui questi semplici passaggi e non dovrai alzare gli occhi al cielo ogni volta che un invito a una riunione emette un ping nella tua casella di posta.
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