Помислете за последната среща, която сте имали. Продуктивно ли беше? Чувствахте ли се важна част от процедурата? Отнехте ли нещо ценно или действащо, след като приключи? Бих се обзаложил, че сте отговорили с „не“ на поне един от тези въпроси.
Срещите са спечелили лош рап, защото много от тях са загуба на време. Проучване на 500 офис работници от officebroker.com установи, че служителите в Обединеното кралство харчат наоколо 16 часа седмично в срещи, и 25 процента от това време (относно 4 часа) се губи. И така, как можем да променим това?
Ето списък на нещата, които трябва и не трябва да имате предвид, когато планирате следващата си среща, за да имате пълноценна, ефективна сесия.
Подготвителна работа
Всяка среща, която си струва да има, се нуждае от подготвителна работа: трябва да седнете и да визуализирате какво точно искате да спечелите от това. Среща, която е организирана набързо, няма да бъде и наполовина толкова продуктивна, колкото би могла да бъде.
направи съставете дневен ред на срещата: напишете защо провеждате срещата, който трябва да се включи, и какво искате да постигнете от сесията. Създайте шаблон за дневен ред, за да спестите време за планиране на редовни срещи.
недей бързайте през този процес. Ако в крайна сметка организирате небрежна среща с неясни цели и участници, които всъщност не е необходимо да присъстват, пречи на производителността.
Време
Това е един от най-важните аспекти на всяка среща. Работното време вече е ценна стока, така че трябва да поддържате срещите си кратки, така че всеки да може да се върне към действителните си задачи.
направи определи хронометрист, особено за дълга или особено сложна среща. Това ще помогне на групата да бъде движена и фокусирана, особено по време на тези петъчни следобедни срещи, които често се превръщат в колективно размишление какво да правим за предстоящия уикенд.
недей бягай извънредно време. Дори ако поставените ви цели не са постигнати, прекратете ги навреме и ги преоценете. Научете къде са се объркали нещата, за да можете по-добре да се подготвите за следващото.
Виртуална среща
Съвременното работно място започна да зависи от виртуалната комуникация, и все повече компании осъзнават удобството на технологията за видеоконферентна връзка. Уеб камерите и възможностите за споделяне на екрана помагат да направят тези срещи по-достъпни и продуктивни.
направи използвайте мълта разумно, особено при конферентен разговор без видео. Макар че мърдането на близките строителни работи или бърборенето на разговорите на други служители не е нещо, което всички останали на обаждането искат да чуят, прекомерното използване на бутона за заглушаване може да отнеме фокуса ви от срещата. В среща лице в лице, никога не бихте водили странични разговори, движете се из стаята или изпълнявайте няколко задачи. Използването на бутона за заглушаване може да доведе до разсейване и да предотврати оживление, продуктивна среща.
недей остави никого настрана. Уверете се, че всеки участник в разговора има активна роля в дискусията (това трябва да бъде очертано в дневния ред на срещата ви). Това ще помогне за свързването на участниците и ще създаде атмосфера в екип, което е особено важно при виртуална среща. Не искате някой да седи мълчаливо и да се чувства изоставен.
После
Заключителната работа е също толкова важна, колкото и подготвителната работа, когато става въпрос за провеждане на продуктивна среща.
направи създайте продължение на срещата. Включете кратко обобщение на обсъжданото, това, което беше постигнато, и какво трябва да се случи на следващия.
недей забравете да включите точки за действие. Задайте задачи на лица и задайте краен срок, за да сте сигурни, че срещата не е загуба на време.
Въпреки че организирането на успешна среща може да изглежда като много работа, ако положите усилия, ще си струва. Следвайте тези лесни стъпки и няма да ви се налага да въртите очи всеки път, когато покана за среща пингува във входящата ви поща.
има голям шанс да реализирате печалби, независимо колко малка е вашата инвестиция в следващото Павел Данилюк от Пексели