Tänk på det senaste mötet du hade. Var det produktivt? Kände du dig som en viktig del av processen? Tog du bort något värdefullt eller åtgärdbart efter att det var över? Jag skulle vara villig att slå vad om att du svarade "nej" på åtminstone en av dessa frågor.
Möten har förtjänat en dålig rap eftersom många av dem är ett slöseri med tid. En undersökning av 500 kontorsanställda av officebroker.com fann att anställda i Storbritannien spenderar runt 16 timmar per vecka i möten, och 25 procent av den tiden (handla om 4 timmar) är bortkastad. Så hur kan vi ändra på det?
Här är en lista över vad du bör göra och inte göra att tänka på när du planerar ditt nästa möte så att du kan ha en tillfredsställande, effektiv session.
Förberedande arbete
Alla möten som är värda att ha behöver förberedande arbete: du måste sätta dig ner och visualisera exakt vad du vill få ut av det. Ett möte som hastigt genomförts kommer inte att vara hälften så produktivt som det skulle kunna vara.
Do göra en mötesdagordning: skriv ner varför du håller mötet, som behöver engagera sig, och vad du vill uppnå av sessionen. Skapa en agendamall för att spara tid på att planera för vanliga möten.
Gör inte det skynda igenom denna process. Om du slutar med att sätta ihop ett slarvigt möte med vaga mål och deltagare som egentligen inte behöver vara där, du hindrar produktiviteten.
Timing
Detta är en av de viktigaste aspekterna av alla möten. Arbetstid är redan en dyrbar vara, så du måste hålla dina möten kortfattade så att alla kan komma tillbaka till sina faktiska uppgifter.
Do utse en tidtagare, speciellt för ett långt eller särskilt komplicerat möte. Detta kommer att hjälpa till att hålla gruppen driven och fokuserad, speciellt under dessa fredagseftermiddagsmöten som ofta förvandlas till en kollektiv fundering om vad man ska göra för den kommande helgen.
Gör inte det köra övertid. Även om dina uppsatta mål inte har uppnåtts, avsluta dem i tid och omvärdera. Lär dig var saker gick på avvägar så att du bättre kan förbereda dig för nästa.
Virtuellt möte
Den moderna arbetsplatsen har kommit att bli beroende av virtuell kommunikation, och fler företag inser bekvämligheten med videokonferensteknik. Webbkameror och skärmdelningsfunktioner hjälper till att göra dessa möten mer tillgängliga och produktiva.
Do använd tyst på ett klokt sätt, speciellt på ett konferenssamtal utan video. Även om gnisslet från närliggande byggnadsarbeten eller pladder från andra anställdas konversationer inte är något som alla andra i samtalet vill höra, överanvändning av mute-knappen kan ta bort ditt fokus från mötet. I ett möte ansikte mot ansikte, du skulle aldrig föra sidokonversationer, flytta runt i rummet eller multitaska. Att använda mute-knappen kan leda till distraktioner och förhindra en livlig, produktivt möte från att hända.
Gör inte det lämna någon utanför. Se till att varje person i samtalet har en aktiv roll i diskussionen (detta bör anges i din mötesdagordning). Detta kommer att hjälpa deltagarna att koppla ihop och skapa en teamatmosfär, vilket är särskilt viktigt i ett virtuellt möte. Du vill inte att någon ska sitta tyst och känna sig utanför.
Efteråt
Avslutningsarbete är lika viktigt som förberedande arbete när det gäller att genomföra ett produktivt möte.
Do skapa en uppföljning av mötet. Inkludera en kort sammanfattning av vad som diskuterades, vad som uppnåddes, och vad som behöver hända nästa gång.
Gör inte det glöm att inkludera handlingsbara punkter. Tilldela uppgifter till individer och ange ett förfallodatum för att säkerställa att mötet inte var ett slöseri med tid.
Även om det kan verka som mycket jobb att få ihop ett lyckat möte, om du anstränger dig, det kommer vara värt det. Följ dessa enkla steg så behöver du inte himla med ögonen varje gång en mötesinbjudan plingar till din inkorg.
Du tenderar att slösa bort pengar när du bortser från processen för att skaffa dem Pavel Danilyuk från Pexels