Fikirkan tentang pertemuan terakhir anda. Adakah ia produktif? Adakah anda berasa seperti bahagian penting dalam prosiding itu? Adakah anda mengambil apa-apa yang berharga atau boleh diambil tindakan selepas ia tamat? Saya bersedia untuk bertaruh anda menjawab 'tidak' kepada sekurang-kurangnya satu daripada soalan tersebut.
Pertemuan telah mendapat rap yang buruk kerana kebanyakannya membuang masa. Satu tinjauan tentang 500 pekerja pejabat oleh officebroker.com mendapati bahawa pekerja UK membelanjakan sekitar 16 jam seminggu dalam mesyuarat, dan 25 peratus masa itu (mengenai 4 Jam) terbuang. Jadi bagaimana kita boleh mengubahnya?
Berikut ialah senarai perkara yang boleh dan tidak boleh diingati semasa anda merancang mesyuarat seterusnya supaya anda dapat menikmati, sesi yang cekap.
Kerja persediaan
Sebarang mesyuarat yang patut diadakan memerlukan kerja persediaan: anda perlu duduk dan memvisualisasikan dengan tepat apa yang anda ingin perolehi daripadanya. Pertemuan yang diadakan secara tergesa-gesa tidak akan menjadi separuh produktif seperti yang mungkin.
buat membuat agenda mesyuarat: tulis sebab anda mengadakan mesyuarat itu, yang perlu terlibat, dan apa yang anda ingin capai daripada sesi itu. Cipta templat agenda untuk menjimatkan masa perancangan untuk mesyuarat biasa.
jangan tergesa-gesa melalui proses ini. Jika anda akhirnya membuat mesyuarat yang tidak kemas dengan matlamat yang samar-samar dan peserta yang tidak semestinya perlu hadir, anda menghalang produktiviti.
Masa
Ini adalah salah satu aspek terpenting dalam mana-mana mesyuarat. Masa bekerja sudah menjadi komoditi yang berharga, jadi anda mesti memastikan mesyuarat anda ringkas supaya semua orang boleh kembali kepada tugas sebenar mereka.
buat menetapkan penjaga masa, terutamanya untuk mesyuarat yang panjang atau sangat rumit. Ini akan membantu memastikan kumpulan didorong dan fokus, terutamanya semasa mesyuarat petang Jumaat yang sering bertukar menjadi renungan kolektif tentang apa yang perlu dilakukan untuk hujung minggu yang akan datang.
jangan berlari lebih masa. Walaupun matlamat yang anda tetapkan belum tercapai, menamatkannya tepat pada masanya dan menilai semula. Ketahui di mana perkara sesat supaya anda boleh membuat persediaan yang lebih baik untuk yang seterusnya.
Pertemuan maya
Tempat kerja moden telah bergantung pada komunikasi maya, dan lebih banyak syarikat menyedari kemudahan teknologi persidangan video. Kamera web dan keupayaan perkongsian skrin membantu menjadikan mesyuarat ini lebih mudah diakses dan produktif.
buat gunakan bisu dengan bijak, terutamanya pada panggilan persidangan tanpa video. Walaupun kerumitan kerja pembinaan berdekatan atau perbualan pekerja lain bukanlah sesuatu yang ingin didengari oleh orang lain yang sedang dalam panggilan., terlalu menggunakan butang redam boleh mengalihkan tumpuan anda daripada mesyuarat. Dalam pertemuan bersemuka, anda tidak akan melakukan perbualan sampingan, bergerak di sekitar bilik atau berbilang tugas. Menggunakan butang bisu boleh menyebabkan gangguan dan menghalang sesuatu yang meriah, mesyuarat yang produktif daripada berlaku.
jangan tinggalkan sesiapa sahaja. Pastikan setiap orang dalam panggilan mempunyai peranan aktif dalam perbincangan (ini harus digariskan dalam agenda mesyuarat anda). Ini akan membantu menghubungkan peserta dan mewujudkan suasana pasukan, yang penting terutamanya dalam mesyuarat maya. Anda tidak mahu sesiapa duduk diam dan berasa tersisih.
Selepas itu
Kerja penggulungan adalah sama pentingnya dengan kerja persediaan semasa melaksanakan mesyuarat yang produktif.
buat membuat susulan kepada mesyuarat itu. Sertakan ringkasan ringkas tentang perkara yang dibincangkan, apa yang dicapai, dan apa yang perlu berlaku pada yang seterusnya.
jangan lupa untuk memasukkan mata yang boleh diambil tindakan. Serahkan tugas kepada individu dan tetapkan tarikh akhir untuk memastikan mesyuarat itu tidak membuang masa.
Walaupun menyusun mesyuarat yang berjaya mungkin kelihatan seperti banyak kerja, jika anda berusaha, ia akan berbaloi. Ikuti langkah mudah ini dan anda tidak perlu melelapkan mata setiap kali mesyuarat menjemput ping ke dalam peti masuk anda.
tiada jaminan apabila ia datang untuk meramalkan harga yang tepat pada masa akan datang Pavel Danilyuk daripada Pexels