Razmislite o posljednjem sastanku koji ste imali. Je li bilo produktivno? Jeste li se osjećali kao vitalni dio postupka? Jeste li odnijeli nešto vrijedno ili djelotvorno nakon što je završilo? Bio bih spreman kladiti se da ste na barem jedno od tih pitanja odgovorili 'ne'.
Sastanci su loše ocijenjeni jer su mnogi od njih gubljenje vremena. Istraživanje o 500 uredski radnici po officebroker.com otkrili da zaposlenici u UK troše okolo 16 sati tjedno na sastancima, i 25 posto tog vremena (oko 4 sati) je potrošeno. Pa kako to možemo promijeniti?
Ovdje je popis onoga što treba i ne treba imati na umu kada planirate svoj sljedeći sastanak kako biste imali ispunjenje, učinkovita sesija.
Pripremni rad
Svaki sastanak vrijedan pripreme treba pripremiti: morate sjesti i vizualizirati što točno želite time dobiti. Sastanak koji je na brzinu sastavljen neće biti ni upola produktivan koliko bi mogao biti.
Čini napraviti dnevni red sastanka: napišite zašto održavate sastanak, tko se treba uključiti, i što želite postići sesijom. Izradite predložak dnevnog reda kako biste uštedjeli vrijeme planiranja redovitih sastanaka.
nemoj požurite kroz ovaj proces. Ako na kraju sastavite neuredan sastanak s nejasnim ciljevima i sudionicima koji zapravo ne moraju biti tamo, ometate produktivnost.
Vrijeme
Ovo je jedan od najvažnijih aspekata svakog sastanka. Radno vrijeme je već dragocjena roba, stoga morate održavati svoje sastanke sažetim kako bi se svi mogli vratiti svojim stvarnim zadacima.
Čini odrediti mjeritelja vremena, osobito za dug ili posebno kompliciran sastanak. To će pomoći da grupa ostane vođena i usredotočena, posebno tijekom onih petkom popodnevnih sastanaka koji se često pretvaraju u kolektivno razmišljanje o tome što učiniti za nadolazeći vikend.
nemoj trčati prekovremeno. Čak i ako vaši zacrtani ciljevi nisu postignuti, završite ih na vrijeme i ponovno procijenite. Saznajte gdje su stvari zalutale kako biste se bolje pripremili za sljedeću.
Virtualni sastanak
Suvremeno radno mjesto postalo je ovisno o virtualnoj komunikaciji, i sve više tvrtki shvaća praktičnost tehnologije videokonferencija. Web kamere i mogućnosti dijeljenja zaslona pomažu da ti sastanci budu pristupačniji i produktivniji.
Čini pametno koristite mute, osobito na konferencijskom pozivu bez videa. Dok žvakanje obližnjih građevinskih radova ili brbljanje razgovora drugih zaposlenika nije nešto što svi ostali u pozivu žele čuti, prekomjerna upotreba gumba za isključivanje zvuka može vam oduzeti fokus sa sastanka. U susretu licem u lice, nikad ne biste vodili sporedne razgovore, kretati se po sobi ili obavljati više zadataka. Korištenje tipke za isključivanje zvuka može dovesti do ometanja i spriječiti živahnost, produktivan sastanak od događanja.
nemoj izostaviti bilo koga. Pobrinite se da svaka osoba u pozivu ima aktivnu ulogu u raspravi (ovo bi trebalo biti navedeno u dnevnom redu sastanka). To će pomoći u povezivanju sudionika i stvaranju timske atmosfere, što je posebno važno u virtualnom sastanku. Ne želite da itko sjedi u tišini i osjeća se izostavljeno.
Poslije
Završni rad jednako je važan kao i pripremni rad kada je u pitanju izvođenje produktivnog sastanka.
Čini stvoriti nastavak sastanka. Uključite kratak sažetak onoga o čemu se raspravljalo, što je postignuto, i što se treba dogoditi na sljedećem.
nemoj zaboravite uključiti djelotvorne točke. Dodijelite zadatke pojedincima i odredite termin kako biste osigurali da sastanak ne bude gubitak vremena.
Iako bi se sastavljanje uspješnog sastanka moglo činiti kao puno posla, ako se potrudiš, isplatit će se. Slijedite ove jednostavne korake i nećete morati kolutati očima svaki put kada poziv na sastanak pinguje u vašu pristiglu poštu.
Autor fotografije Pavel Danilyuk iz Pekseli