Σκεφτείτε την τελευταία συνάντηση που είχατε. Ήταν παραγωγικό? Αισθανθήκατε ως ζωτικό μέρος της διαδικασίας? Αφαιρέσατε κάτι πολύτιμο ή πρακτικό αφού τελείωσε;? Θα ήμουν πρόθυμος να στοιχηματίσω ότι απαντήσατε «όχι» σε τουλάχιστον μία από αυτές τις ερωτήσεις.
Οι συναντήσεις έχουν κερδίσει ένα κακό ραπ γιατί πολλές από αυτές είναι χάσιμο χρόνου. Μια έρευνα του 500 υπάλληλοι γραφείου από το officebroker.com διαπίστωσε ότι οι εργαζόμενοι στο Ηνωμένο Βασίλειο ξοδεύουν περίπου 16 ώρες την εβδομάδα σε συναντήσεις, και 25 τοις εκατό εκείνης της εποχής (για 4 ώρες) είναι χαμένη. Πώς μπορούμε λοιπόν να το αλλάξουμε αυτό?
Ακολουθεί μια λίστα με όσα πρέπει και δεν πρέπει να έχετε κατά νου όταν σχεδιάζετε την επόμενη συνάντησή σας, ώστε να μπορείτε να έχετε μια ικανοποιητική, αποτελεσματική συνεδρία.
Εργασία προετοιμασίας
Κάθε συνάντηση που αξίζει χρειάζεται προετοιμασία: πρέπει να καθίσετε και να οραματιστείτε τι ακριβώς θέλετε να κερδίσετε από αυτό. Μια συνάντηση που οργανώνεται βιαστικά δεν θα είναι τόσο παραγωγική όσο θα μπορούσε να είναι.
Κάνω φτιάξτε μια ημερήσια διάταξη συνάντησης: γράψτε γιατί κάνετε τη συνάντηση, που πρέπει να εμπλακεί, και τι θέλετε να πετύχετε από τη συνεδρία. Δημιουργήστε ένα πρότυπο ατζέντας για να εξοικονομήσετε χρόνο προγραμματισμού για τακτικές συναντήσεις.
Μην το κάνετε βιαστείτε σε αυτή τη διαδικασία. Εάν καταλήξετε να οργανώσετε μια ατημέλητη συνάντηση με αόριστους στόχους και συμμετέχοντες που δεν χρειάζεται πραγματικά να είναι εκεί, εμποδίζετε την παραγωγικότητα.
Συγχρονισμός
Αυτή είναι μια από τις πιο σημαντικές πτυχές κάθε συνάντησης. Ο χρόνος εργασίας είναι ήδη ένα πολύτιμο αγαθό, Επομένως, πρέπει να κρατάτε τις συναντήσεις σας συνοπτικές, ώστε όλοι να μπορούν να επιστρέψουν στις πραγματικές τους εργασίες.
Κάνω ορίστε χρονομέτρη, ειδικά για μια μακρά ή ιδιαίτερα περίπλοκη συνάντηση. Αυτό θα βοηθήσει να παραμείνει η ομάδα καθοδηγούμενη και συγκεντρωμένη, ειδικά κατά τη διάρκεια εκείνων των απογευματινών συναντήσεων της Παρασκευής που συχνά μετατρέπονται σε μια συλλογική σκέψη για το τι πρέπει να κάνετε για το επόμενο Σαββατοκύριακο.
Μην το κάνετε τρέχει υπερωρίες. Ακόμα κι αν οι στόχοι που έχετε θέσει δεν έχουν επιτευχθεί, τερματίστε τα εγκαίρως και επαναξιολογήστε τα. Μάθετε πού στράβωσαν τα πράγματα, ώστε να προετοιμαστείτε καλύτερα για το επόμενο.
Εικονική συνάντηση
Ο σύγχρονος χώρος εργασίας έχει φτάσει να εξαρτάται από την εικονική επικοινωνία, και περισσότερες εταιρείες συνειδητοποιούν την ευκολία της τεχνολογίας τηλεδιάσκεψης. Οι κάμερες web και οι δυνατότητες κοινής χρήσης οθόνης βοηθούν να γίνουν αυτές οι συναντήσεις πιο προσιτές και παραγωγικές.
Κάνω χρησιμοποιήστε τη σίγαση με σύνεση, ειδικά σε μια κλήση συνδιάσκεψης χωρίς βίντεο. Ενώ το άλεσμα των κοντινών οικοδομικών εργασιών ή η φλυαρία των συνομιλιών άλλων υπαλλήλων δεν είναι κάτι που θέλουν να ακούσουν όλοι οι άλλοι που τηλεφωνούν, Η υπερβολική χρήση του κουμπιού σίγασης μπορεί να αφαιρέσει την εστίασή σας από τη συνάντηση. Σε μια συνάντηση πρόσωπο με πρόσωπο, ποτέ δεν θα συνεχίζατε παράπλευρες συζητήσεις, μετακινηθείτε στο δωμάτιο ή πολλαπλές εργασίες. Η χρήση του κουμπιού σίγασης μπορεί να οδηγήσει σε περισπασμούς και να αποτρέψει τη ζωηρότητα, παραγωγική συνάντηση.
Μην το κάνετε αφήστε κανέναν έξω. Βεβαιωθείτε ότι κάθε άτομο στην κλήση έχει ενεργό ρόλο στη συζήτηση (αυτό πρέπει να περιγραφεί στην ατζέντα της συνάντησής σας). Αυτό θα βοηθήσει στη σύνδεση των συμμετεχόντων και στη δημιουργία μιας ομαδικής ατμόσφαιρας, κάτι που είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε μια εικονική συνάντηση. Δεν θέλετε κανένας να κάθεται σιωπηλός και να αισθάνεται αποκλεισμένος.
Μετά
Η ολοκλήρωση της εργασίας είναι εξίσου σημαντική με την προετοιμασία όταν πρόκειται για την εκτέλεση μιας παραγωγικής συνάντησης.
Κάνω δημιουργήστε μια συνέχεια της συνάντησης. Συμπεριλάβετε μια σύντομη περίληψη των όσων συζητήθηκαν, τι επιτεύχθηκε, και τι πρέπει να γίνει στο επόμενο.
Μην το κάνετε ξεχάστε να συμπεριλάβετε σημεία με δυνατότητα δράσης. Αναθέστε εργασίες σε άτομα και ορίστε μια ημερομηνία λήξης για να βεβαιωθείτε ότι η συνάντηση δεν ήταν χάσιμο χρόνου.
Αν και η οργάνωση μιας επιτυχημένης συνάντησης μπορεί να φαίνεται σαν πολλή δουλειά, αν καταβάλεις προσπάθεια, αξίζει τον κόπο. Ακολουθήστε αυτά τα απλά βήματα και δεν θα χρειάζεται να κάνετε τα στραβά μάτια κάθε φορά που μια πρόσκληση σε σύσκεψη κάνει ping στα εισερχόμενά σας.
δεν υπάρχουν εγγυήσεις όταν πρόκειται να προβλέψουμε την ακριβή τιμή στο επόμενο Πάβελ Ντανίλιουκ από Πεξέλ