Ajattele viimeistä tapaamistasi. Oliko tuottavaa? Tunsitko olevasi tärkeä osa prosessia? Otitko pois jotain arvokasta tai toiminnallista sen jälkeen?? Olisin valmis lyömään vetoa, että vastasit "ei" ainakin yhteen näistä kysymyksistä.
Tapaamiset ovat ansainneet huonon rapin, koska monet niistä ovat ajanhukkaa. Tutkimus aiheesta 500 Officebroker.comin toimistotyöntekijät havaitsi, että Yhdistyneen kuningaskunnan työntekijät kuluttavat noin 16 tuntia viikossa kokouksissa, ja 25 prosenttia siitä ajasta (noin 4 tuntia) on hukkaan heitettyä. Joten kuinka voimme muuttaa sitä?
Tässä on lista mitä saa tehdä ja mitä ei saa pitää mielessä, kun suunnittelet seuraavaa tapaamistasi, jotta voit pitää hauskaa, tehokas istunto.
Valmistelutyöt
Jokainen järjestämisen arvoinen kokous vaatii valmistelutyötä: sinun täytyy istua alas ja visualisoida tarkalleen, mitä haluat saada siitä. Hätäisesti koottu kokous ei ole puoliksikaan niin tuottava kuin se voisi olla.
Tehdä tehdä kokouksen asialista: kirjoita ylös, miksi pidät kokouksen, kenen pitää olla mukana, ja mitä haluat saavuttaa istunnosta. Luo esityslistamalli säästääksesi aikaa säännöllisten kokousten suunnitteluun.
Älä kiirehtiä tämän prosessin läpi. Jos päädyt järjestämään huolimattoman kokouksen, jossa on epämääräisiä tavoitteita ja osallistujia, joiden ei todellakaan tarvitse olla paikalla, estät tuottavuutta.
Ajoitus
Tämä on yksi tärkeimmistä asioista missä tahansa kokouksessa. Työaika on jo arvokas tavara, joten sinun on pidettävä kokoukset tiiviinä, jotta kaikki voivat palata käsillä olevien todellisten tehtäviensä pariin.
Tehdä nimetä ajanottaja, varsinkin pitkiä tai erityisen monimutkaisia kokouksia varten. Tämä auttaa pitämään ryhmän motivoituneena ja keskittyneenä, varsinkin perjantai-iltapäivän kokouksissa, jotka usein muuttuvat kollektiiviseksi pohdinnaksi siitä, mitä tehdä tulevana viikonloppuna.
Älä ajaa ylitöitä. Vaikka asettamasi tavoitteet jäisi saavuttamatta, lopettaa ne ajoissa ja arvioida uudelleen. Ota selvää, missä asiat menivät pieleen, jotta voit valmistautua paremmin seuraavaan.
Virtuaalinen tapaaminen
Nykyaikainen työpaikka on tullut riippuvaiseksi virtuaalisesta viestinnästä, ja yhä useammat yritykset ovat ymmärtäneet videoneuvottelutekniikan mukavuuden. Verkkokamerat ja näytön jakamisominaisuudet auttavat tekemään näistä kokouksista helpommin saavutettavia ja tuottavampia.
Tehdä käytä mykistystä viisaasti, varsinkin konferenssipuhelussa ilman videota. Vaikka lähistöllä olevien rakennustöiden jauhaminen tai muiden työntekijöiden keskustelujen puhe ei ole jotain, jota kaikki muut puhelussa olevat eivät halua kuulla, mykistyspainikkeen liiallinen käyttö voi viedä huomiosi kokouksesta. Kasvotusten tapaamisessa, et koskaan jatkaisi sivukeskusteluja, liikkua huoneessa tai tehdä moniajoja. Mykistyspainikkeen käyttö voi aiheuttaa häiriötekijöitä ja estää eloisuuden, tuottava kokous.
Älä jättää ketään pois. Varmista, että jokaisella puhelun osallistujalla on aktiivinen rooli keskustelussa (tämä tulisi hahmotella kokouksen esityslistalla). Tämä auttaa yhdistämään osallistujat ja luomaan joukkueilmapiirin, mikä on erityisen tärkeää virtuaalikokouksessa. Et halua kenenkään istuvan hiljaa ja tuntevan olonsa ulkopuolelle.
Jälkeenpäin
Päätöstyö on yhtä tärkeää kuin valmistelutyö, kun on kyse tuottavan kokouksen toteuttamisesta.
Tehdä luoda kokouksen jatko. Liitä mukaan lyhyt yhteenveto siitä, mistä keskusteltiin, mitä saavutettiin, ja mitä seuraavalla kerralla pitää tapahtua.
Älä unohda sisällyttää toiminnallisia kohtia. Anna tehtäviä yksittäisille henkilöille ja aseta eräpäivä varmistaaksesi, että kokous ei ole ajanhukkaa.
Vaikka onnistuneen kokouksen järjestäminen saattaa tuntua suurelta työltä, jos yrität, se on sen arvoista. Noudata näitä yksinkertaisia ohjeita, niin sinun ei tarvitse pyörittää silmiäsi joka kerta, kun kokouskutsu saapuu postilaatikkoosi.
ei ole mitään takuita, kun on tarkoitus ennustaa tarkka hinta seuraavassa Pavel Danilyuk alkaen Pexels